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Politique de confidentialité

Protection des renseignements personnels

Dernière mise à jour : 2024-01-23
Contrôles Laurentide Ltée accorde une grande importance à la vie privée et s’engage à protéger la confidentialité des renseignements personnels des employés et des clients qui lui sont confiés. Que leur conservation soit assurée par l’entreprise ou par un tiers.

Ce document vise à vous informer des pratiques adoptées par Contrôles Laurentide Ltée à l’égard des renseignements personnels et a pour but d’expliquer nos politiques et procédures en matière de collecte,

d’utilisation et de divulgation des renseignements personnels. Cette politique s’applique à tous les renseignements personnels recueillis par Contrôles Laurentide Ltée, quel que soit le canal par lequel ils sont collectés. La collecte, l'utilisation, la communication et la conservation de vos renseignements personnels sont assujetties à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1).

Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, p. ex. les renseignements de santé, renseignements bancaires, renseignements biométriques, orientation sexuelle, origine ethnique, opinions politiques, croyances religieuses ou philosophiques, etc. Voir Annexe 1 pour une liste non exhaustive sur les types de renseignements recueillis par Contrôles Laurentide Ltée.

De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Plus particulièrement et par souci de précision, au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, les sections 3 (Détermination des fins de la collecte), 5 (Limitation de la collecte), 6 (Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation), 8 (Mesures de sécurité) ne s’appliquent pas aux renseignements d’une personne relatif à l’exercice d’une fonction dans une entreprise, tels que son nom, son titre, sa fonction, ainsi que l’adresse postale, l’adresse courriel et le numéro de téléphone de son lieu de travail.

Ces mêmes paragraphes ne s’appliquent pas non plus à un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi, et ce, dès l’entrée en vigueur de la présente politique.

L’appui de la haute direction est essentiel à la réussite du programme de protection des renseignements personnels et à l’adoption d’une culture respectueuse de la vie privée. La haute direction de Contrôles Laurentide Ltée fait la promotion du programme de protection des renseignements personnels et veille à ce que les activités de l’entreprise soient conforme aux politiques et procédures définies.

Chez Contrôles Laurentide Ltée, la gestion quotidienne du programme de protection des renseignements personnels est officiellement déléguée au responsable en matière de protection des renseignements personnels. Ce dernier est chargé de mettre en œuvre l’engagement de Contrôles Laurentide Ltée à gagner et à conserver la confiance des clients et des autres parties prenantes en ce qui a trait à sa manière de traiter les renseignements personnels. Le responsable est chargé de structurer, de concevoir et de gérer le programme, y compris toutes les procédures, la formation, le contrôle/la vérification, la documentation, l’évaluation et le suivi.

Minh Dat Nguyen exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels chez Contrôles Laurentide Ltée et s’assure du respect et de la mise en œuvre des lois applicables. Vous pouvez le contacter aux coordonnées ci-dessous :

Par la poste :

Att : Responsable de la protection des renseignements personnels

Contrôles Laurentide Ltée
18000, rte Transcanadienne
Kirkland, Québec H9J 4A1

Par téléphone :

Numéro sans frais : 1-800-728-9230

Par courriel : privacy@laurentide.com

Dans toute situation, Contrôles Laurentide Ltée s’assure d’avoir une raison légitime pour la collecte des renseignements personnels. Les raisons pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont les suivantes :

  • Établir et maintenir une relation commerciale responsable avec le client et assurer un service continu.
  • Cerner les besoins et les préférences du client et de ses utilisateurs finaux.
  • Concevoir, améliorer, promouvoir ou fournir des produits et des services au client.
  • Gérer et développer notre entreprise et nos activités, y compris le diagnostic de problèmes techniques ou l’amélioration de fonctionnalités, et maintenir et améliorer la sécurité des données du client.
  • Respecter la loi et la réglementation et les dispositions contractuelles.
  • Recruter du personnel, traiter les candidatures et évaluer le profil du ou de la candidat(e) en lien avec les exigences du poste et la gestion des ressources humaines.
  • Enquêter sur les incidents et les plaintes ou différends du client et des utilisateurs finaux et les résoudre.
  • Nous protéger et protéger les tiers contre les erreurs et la fraude.
  • Fournir des produits et services au nom du client (conformément aux obligations contractuelles), y compris à des fins de facturation, l’administration de comptes, la perception et le traitement des paiements, limiter le risque d’impayés, permettre le recouvrement de paiements du.
  • Vérifier votre crédit lorsque cette vérification est nécessaire pour certains de nos produits ou services.
  • Partager des renseignements personnels à des tiers dans le cadre de nos services.
  • Permettre de faciliter l’utilisation de notre site web et assurer sa pertinence, suivre l’utilisation faite de notre site web, répondre aux questions soumises par l’entremise de notre site web.
  • Pour des besoins de traitement externe (Analytiques).
  • Vérifier votre identité.
  • Toute autre fin à laquelle vous avez consenti.

À ces fins, nous pouvons recueillir les renseignements personnels suivants :

  • Nom, adresse, courriel et numéro de téléphone, titre d'emploi.
  • Nom d’entreprise.
  • Industrie dans lequel il/elle travaille.
  • Langue de préférence.
  • Allergies (pour événements).
  • Informations bancaires ou des données de système de paiement.
  • Des renseignements historiques comme le nom de vos anciens employeurs, vos titres de postes, du contenu numérique comme des photos ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel.
  • Des renseignements d’identification et d’autres données de vérification d’antécédents, numéro d’assurance social, permis de conduire, une copie de passeport.
  • Des renseignements relatifs à l’utilisation de notre site web incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des témoins ou d’autres outils similaires.
  • Tout autre renseignement personnel fourni.

Nous pouvons également recueillir certains renseignements personnels automatiquement lorsque vous accédez à notre site Web, notamment votre adresse IP, date et heure, le type d’appareil, le système d’exploitation, votre comportement de navigation, données de géolocalisation.

Nous utilisons les services de Google Analytics, leur politique peut être consulté à cette adresse : https://policies.google.com/privacy?hl=fr-CA.

Veuillez noter que nous ne collectons que les données qui nous aident à atteindre les raisons énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous ne recueillerons pas de données supplémentaires sans obtenir votre consentement au préalable.

À l’exception des situations permises ou requises par la loi, Contrôles Laurentide Ltée ne recueillera vos renseignements personnels qu’aux fins pour lesquelles nous avons d’abord obtenu votre consentement. Le consentement sera obtenu avant de recueillir les renseignements personnels. Suivant la nature et la sensibilité des renseignements recueillis et les fins auxquelles ils sont utilisés, votre consentement peut être explicite ou implicite. En règle générale, Contrôles Laurentide Ltée sollicitera un consentement explicite au moment de la collecte des renseignements. Le consentement peut être obtenu verbalement, par voie électronique ou par écrit. Dans certaines situations, le consentement implicite peut être raisonnablement déduit de l’action ou l’inaction d’une personne, par exemple, le fait de fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication ou un nom et un numéro de téléphone pour obtenir une réponse à une question. Si nous voulons utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin, nous décrirons l’utilisation prévue et demanderons à nouveau le consentement.

Vie privée des enfants, nous ne demandons ni ne recueillons sciemment des renseignements personnels auprès d’enfants de moins de 14 ans sans le consentement préalable et vérifiable de leurs parents ou de leur tuteur légal et e sans nous conformer à toute autre exigence légale. Si nous apprenons que nous avons recueilli à notre insu des renseignements personnels sur un enfant sans le consentement vérifiable d’un parent ou d’un tuteur légal, nous supprimerons ces renseignements de nos dossiers ou prendrons les mesures raisonnables pour dépersonnaliser ces renseignements.

Vous pouvez à tout moment décider de retirer votre consentement à la cueillette, à la communication et à la conservation de vos renseignements personnels. Vous pouvez également faire une demande de désindexation de vos renseignements, qui pourrait mener Contrôles Laurentide Ltée à cesser leur diffusion ou à désindexer un hyperlien donnant accès à ces informations. Veuillez noter que si vous choisissez de retirer votre consentement ou de faire désindexer vos renseignements, Contrôles Laurentide Ltée pourrait ne pas être en mesure de vous fournir certains produits ou services par la suite.

Pour le retrait de consentement ou la désindexation, une demande écrite à cet effet doit être soumise au responsable de la protection des renseignements personnels. Contrôles Laurentide Ltée s’engagent à respecter un délai raisonnable pour cesser l’utilisation des renseignements.

Contrôles Laurentide Ltée s’engage à limiter la collecte de renseignements personnels uniquement à ce qui est nécessaire pour établir, gérer et maintenir notre relation avec vous et aux fins détaillées précédemment. Contrôles Laurentide Ltée collecte les renseignements personnels que vous fournissez volontairement lorsque vous utilisez nos services. Ceux-ci comprennent, sans s’y limiter : (l’accès à notre site Web, la complétion d’un formulaire, une communication téléphonique, et autres).

Contrôles Laurentide Ltée s’engage à utiliser les renseignements personnels qu’aux fins auxquelles ils ont été recueillis. À moins d’une exception prévue par la loi, Contrôles Laurentide Ltée obtiendra un nouveau consentement de la personne concernée pour utiliser les renseignements à une autre fin que celle pour laquelle le consentement original avait été obtenu.

Contrôles Laurentide Ltée ne communiquera pas de renseignements personnels à de tierces parties sans avoir préalablement obtenu le consentement des personnes visées ou si les lois applicables prévoient qu’il est possible de le faire sans leur consentement notamment pour les raisons suivantes:

  • Lorsque nous obtenons des renseignements personnels d’un tiers par notre client dans le cadre de notre prestation de services.
  • Lorsque, pour des raisons de sécurité ou d’ordre médical ou juridique, il nous est impossible d’obtenir votre consentement.
  • Lorsque, pour des raisons de détection ou de prévention de la fraude ou pour l’application de la loi, le fait de demander le consentement de l’individu ferait échouer la démarche.

 

De façon générale, les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés et stockés au Québec. Toutefois, certains de nos fournisseurs de services peuvent les stocker à l'extérieur de la province pour les besoins des services qu’ils nous fournissent, notamment au Canada et États-Unis. Lorsqu’applicable, Contrôles Laurentide Ltée s’assure par l’entremise d’une entente écrite que les renseignements bénéficient de contrôles assurant la protection de leurs caractères confidentiels et qu’ils ne soient utilisés et conservés que pour les finalités décrites dans cette politique.

Contrôles Laurentide Ltée dispose d’une politique en matière de gestion du cycle de vie des renseignements personnels. À ce propos, Contrôles Laurentide Ltée s’engage à ne conserver vos renseignements personnels seulement pendant la durée nécessaire pour nous permettre de réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, nous conformer aux exigences légales et protéger nos intérêts commerciaux légitimes. Après ce délai, Contrôles Laurentide Ltée s’assurera de la destruction ou l’anonymisation sécuritaire des renseignements personnels afin de conserver la confidentialité de ceux-ci et de respecter ses obligations en vertu des lois applicables.

Contrôles Laurentide Ltée s’engage à prendre tous les moyens raisonnablement disponibles pour garantir l’exactitude des renseignements personnels en sa possession. Si vous remarquez des erreurs dans vos renseignements ou si vous devez les mettre à jour, veuillez-nous en aviser en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels. Contrôles Laurentide Ltée mettra alors tout en œuvre afin de corriger ou compléter tout renseignement personnel que vous nous avez communiqué comme étant erroné ou incomplet et s’engage à respecter un délai raisonnable pour apporter les modifications nécessaires.

Contrôles Laurentide Ltée utilise toutes les mesures de sécurité raisonnables pour protéger les renseignements personnels en sa possession. Nous nous engageons à mettre en place des protections contre la perte ou le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée, la modification ou la destruction, par des mesures techniques, administratives et organisationnelles appropriées de sécurité. Le niveau de protection accordé aux renseignements personnels dépend des éléments suivants :

  • Le degré de sensibilité des renseignements personnels.
  • La quantité, la distribution et le format de l’information.
  • La méthode et la durée de conservation.

Dans la mesure du possible, Contrôles Laurentide Ltée met en œuvre, maintient et surveille les mesures suivantes pour protéger l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont confiés :

  • Limitation d’accès aux renseignements personnels uniquement aux employés qui ont besoin de l’information pour s’acquitter de leurs tâches, selon les principes du besoin de savoir et de moindres privilèges.
  • Formation des employés sur la confidentialité et la protection des renseignements personnels. Ces cours sont obligatoires pour tous les employés.
  • Privilèges d’accès aux informations uniquement aux personnes qui ont besoin de savoir.
  • Revue des antécédents de sécurité des employés en fonction de la sensibilité des renseignements qu’ils traiteront.
  • Mise en place de mesures de sécurité technologiques comme les politiques de mots de passe, l’authentification multi facteurs, le chiffrement des données, les coupe-feux, les outils de détection et de prévention d’intrusions, les outils de protection contre les logiciels malicieux, et autres.
  • Mise en place de mesures de sécurité physiques comme la restriction de l’accès à nos bureaux et centres de données, le verrouillage des classeurs, et autres.
  • Imposition d’obligations contractuelles à nos fournisseurs de services.

Gestion des incidents de confidentialité :

Contrôles Laurentide Ltée s’est doté d’un manuel de préparation et d’intervention en cas d’incident touchant les données personnelles, qui est testé et amélioré de façon continue. Ce manuel fait en sorte que tout incident menaçant la vie privée soit décelé rapidement, puis géré et résolu de manière coordonnée. Le manuel énonce clairement les rôles et responsabilités de chacun, ainsi que les critères à respecter en matière de signalement, de recours hiérarchiques et de prises de décisions. Les incidents sont consignés dans un registre pour fins de références.

Contrôles Laurentide Ltée s’engage à ce que toute personne ait facilement accès à des renseignements précis sur ses politiques et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels. La collecte, l’utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels par Contrôles Laurentide Ltée sont gouvernées par la version courante de la présente politique de confidentialité.

Il est possible que nous apportions périodiquement des mises à jour à notre politique. Dans ce cas, un avis à cet effet sera publié sur notre site Web. À ce titre, nous vous invitons à consulter périodiquement la politique afin de prendre connaissance des dernières mises à jour. Celles-ci prennent effet à la date de la dernière mise à jour indiquée avec la politique.

Renseignements recueillis automatiquement :

Nous recueillons certaines informations automatiquement par le biais des outils tels que des fichiers journaux, ou Google Analytics durant la navigation sur le Site Web. Ces renseignements peuvent inclure notamment ce qui suit :

  • L’adresse IP utilisée pour accéder au Site Web
  • La configuration du fureteur et du système d’exploitation
  • La configuration de l’appareil mobile, lors d’un accès au Site Web, à partir d’un appareil mobile
  • L’emplacement géographique et les données de localisation
  • Les pages visitées, les produits visualisés, le chemin parcouru sur le Site Web
  • Les mots clés utilisés lors d’une recherche
  • La date et l’heure de la visite

Nous ne transmettons toutefois pas d’information personnelle aux services tels Google Analytics.

Renseignements liés à des témoins de navigation (Cookies) :

Nous utilisons des témoins de navigation afin d’améliorer la performance du Site Web et l’expérience des utilisateurs. Les témoins sont des fichiers de petite taille enregistrés sur votre disque dur par le serveur sur lequel se trouve le Site Web ou par des serveurs tiers (par exemple des serveurs publicitaires) qui permettent de reconnaître un utilisateur du Site Web et d’en personnaliser le contenu. Certains témoins sont automatiquement effacés lorsqu’un utilisateur ferme son navigateur, alors que d’autres sont conservés indéfiniment. Il vous est normalement possible de contrôler l’enregistrement des témoins de navigation à partir des options du navigateur. Certaines fonctionnalités du Site Web pourraient n’être plus disponibles lorsque l’enregistrement des témoins est désactivé. Par exemple, l’utilisation des témoins est requise pour l’authentification des utilisateurs pour certains services offerts par l’entremise du Site Web. Sauf si un utilisateur a déjà fourni des renseignements à son sujet (par exemple par l’activation d’un service lié à un compte utilisateur) à partir de son appareil mobile ou de son ordinateur, les témoins ne permettent pas de l’identifier.

Vous pouvez en tout temps faire une demande au responsable de la protection des renseignements personnels de Contrôles Laurentide Ltée afin d’avoir accès aux renseignements personnels que nous possédons à votre sujet. Pour ce faire, veuillez envoyer une demande écrite à cet effet à l’adresse suivante privacy@laurentide.com. Contrôles Laurentide Ltée s’engage à vous répondre dans les 30 jours de la date de réception de la demande. En cas de refus de notre part, nous vous informerons des raisons de notre refus, sous réserve des restrictions prévues dans la loi, ainsi que des recours qui s’offrent à vous.

Les questions ou les plaintes concernant la manière dont Contrôles Laurentide Ltée traite les renseignements personnels peuvent être transmises au responsable en matière de protection des renseignements personnels. Contrôles Laurentide Ltée a mis en place des procédures pour répondre à toutes les demandes ou plaintes concernant sa manière de traiter les renseignements personnels et s’engage à enquêter sur toute plainte concernant le respect de la présente politique de confidentialité.

Réception

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par Contrôles Laurentide Ltée, doit le faire par écrit en s’adressant au responsable de la protection des renseignements personnels de Contrôles Laurentide Ltée, à l’adresse courriel indiquée ci-dessous.

Par la poste :

Att : Responsable de la protection des renseignements personnels
Contrôles Laurentide
18000, rte Transcanadienne
Kirkland, Québec H9J 4A1

Par courriel : privacy@laurentide.com

L’individu devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par Contrôles Laurentide Ltée. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement

Contrôles Laurentide Ltée s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou suivant la réception de tous les renseignements additionnels jugés nécessaires et requis par le responsable de la protection des renseignements personnels de Contrôles Laurentide Ltée pour pouvoir traiter la demande, ce dernier doit l’évaluer et formuler une réponse motivée écrite par courriel, au plaignant. Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par Contrôles Laurentide Ltée est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dans le cas où la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des motifs justifiant l’extension de délai, de l’état d’avancement du traitement de sa plainte et du délai raisonnable nécessaire pour pouvoir lui fournir une réponse définitive.

Contrôles Laurentide Ltée doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne à l'origine de la plainte.

Il est également possible de déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec ou à tout autre organisme de surveillance en matière de protection des renseignements personnels responsable de l’application de la loi concernée par l’objet de la plainte.

Toutefois, Contrôles Laurentide Ltée invite toute personne intéressée à s’adresser d’abord à son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre la fin du processus de traitement par Contrôles Laurentide Ltée.

Voici une liste non exhaustive des types de renseignements que Contrôles Laurentide Ltée pourrait collecter, ainsi que leur utilisation, objectif visé et les moyens par lesquels ces renseignements sont recueillis. Cela inclut, sans s'y limiter, les éléments suivants.

Veuillez noter que la plupart des renseignements personnels gérés par Contrôles Laurentide Ltée sont des renseignements personnels d’employés, de candidats pour un emploi et de consultants. Pour ce qui est des autres catégories de personnes indiquées dans le tableau ci-dessous, les renseignements fournis sont, dans la majorité des cas, des renseignements de nature professionnelle ou d’affaires, voire la section 1 sur les coordonnées professionnelles.

Relation avec Contrôles Laurentide Ltée Type de renseignement personnel Fin de la collecte / utilisations Manière de recueillir les renseignements (moyens)
  L’une ou l’autre de ces informations, lorsqu’elles sont nécessaires: Utilisés pour : Peuvent être recueillis :
Clients
  • nom
  • numéro de téléphone
  • Addresse
  • courriel
  • renseignements bancaires (lorsque nécessaire)
  • langue
  • Code postal
  • établir et gérer les relations avec la clientèle (et obtenir un moyen de communication)
  • fournir un service (p. ex. service d’affaires)
  • recueillir des informations dans le cadre d’un programme
  • répondre à une demande de renseignements
  • inscrire les clients à des événements organisés par Contrôles Laurentide Ltée
  • connaître la langue privilégiée de communication,
  • assurer le paiement des coûts liés aux services ou programmes
  • l’inscription à l’infolettre, formation et aux séminaires de Contrôles Laurentide Ltée
  • fournir des formations 
  • au moyen de formulaires Web intégrés à un site internet contrôlé par Contrôles Laurentide Ltée, de questionnaires accessibles en ligne sur ses plateformes et ses applications, ainsi que d’autres plateformes ou outils technologiques de formulaires.
  • par courriel (directement ou par l’entremise d’un document ou autre type de formulaire joint)
  • auprès de tiers (p. ex. Salesforce, Pardot)
Candidats à l’emploi et employés
  • nom
  • numéro de téléphone
  • courriel
    renseignements bancaires
    numéro d’assurance sociale
    date de naissance
    adresse
  • la gestion des communications avec le candidat ou l’employé
  • assurer le fonctionnement du système de paie
  • par courriel
  • par téléphone
Consultants
  • nom
  • numéro de téléphone
  • courriel
  • renseignements bancaires
  • adresse
  • la gestion des communications avec le consultant
  • la facturation
  • par courriel (directement ou par l’entremise d’un document joint: Word, PDF, etc.)
Fournisseurs de services 
  • nom
  • numéro de téléphone
  • courriel
  • adresse
  • renseignements bancaires
  • langue
  • la gestion des mandats
  • le paiement des factures
  • connaître les langues dans lesquelles ils peuvent fournir des services
  • par courriel (directement ou par l’entremise d’un document joint: Word, PDF, etc.)

Avis de non-responsabilité et autres notices reliées à l'usage du site

Contrôles Laurentide Ltée (désigné par l’appellation « propriétaire du site ») vous invite à accéder et à utiliser son site Internet (désigné par l’appellation « site ») en respectant les conditions suivantes ainsi que toutes les lois applicables. Ce site et tous les renseignements qui y sont contenus sont destinés à un usage public. Sauf avis contraire, vous devez considérer que le contenu de ce site est sujet à la protection de la loi sur les droits d’auteur. Tous droits réservés au propriétaire du site, 2001.

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